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浅析怎么样提升机关公文处置水平

   日期:2021-07-22     来源:www.taibaopm.com    作者:未知    浏览:236    评论:0    
核心提示:公文处置工作是机关达成职能、处置工作的要紧形式和方法,它的工作量大、面广、头绪多,稍有不慎就会出现纰漏。

公文处置工作是机关达成职能、处置工作的要紧形式和方法,它的工作量大、面广、头绪多,稍有不慎就会出现纰漏。怎么样提升机关的公文处置水平,笔者觉得应从以下五个方面做好工作。

1、夯实基础,严谨规范地做好文件的登记工作

文书处置要坚持集中统一管理的原则,这就需要文书职员必须要严把收文关口,认真做好文件的签收登记工作。无论是下发的文件、公告,平级单位发来的函件,还是下级报送的请示、报告,都应做到专人来统收、统办、统管,以便于规范管理、查阅借助。有些单位或部门,文件签收不定人,对于天天来自各方面的文件,办公室的几名员工,每个人都能拆阅文件,如此会致使文件遗失或接收不准时,因此,正确的做法一是指定专人,二是准时登记。文书职员对来文核对无误后,要迅速签收,然后详细登记。现在,大都使用电子表格登记(即excel 表格),盖签收章、编流水号并准确填写公文处置单,送部门负责人签批。

2、把握领导批示,科学有效地做好文件的传阅工作

为便于领导更好地批示,文书职员要依据实质状况需要做好文件的分类叠放工作。就是要把来文按肯定的类别、肯定的内容摆设在一块呈领导阅批。通常将非常重要的文件放在上面,依次类推。那样哪些文件是非常重要的呢? 标准是什么?

这就需要文书职员需要先阅读一下文件的内容,将那些与本单位有直接关系的文件放在最上面,而那些关系不大的文件放在最后。在处置过程中,要准确理解领导批示建议,但凡批示建议中涉及到的领导和部门要一一传阅到位,不可以随意简化传阅程序或扩大传阅范围。对于呈批件,严格按程序办理,对于请示件要按领导职务由低到高的顺序呈批,确保级别较高的领导对其他有关领导同志的建议、态度有一个全方位把握,便于拍板决策;对于报告件则要按领导职务由高到低的顺序呈批,确保级别较高的领导第一时间知道状况。无特殊缘由,不越位传阅,更不可以随意颠倒文件流向。在传阅文件的过程中,要随时做好文件流转的登记工作,理清领导批示内容、办理程度等状况,做到每一份文件的处置过程都有一条明确的运转轨迹,便于领导在文件运转期间随时调阅。

3、讲究时效,灵活多样地做好文件的催办工作

公文在传递、办理过程中, 都有明确严格的时效需要。“准时” 是确保公文处置工作时效性的基本首要条件。文件传阅时,要随到随办,不积压、不拖拉、不误事,这是公文处置工作时效性的最基本需要。机关工作处于组织和领导地位,从某种意义上讲,时效性的强弱,直接影响和决定着整个单位的工作效率。文书职员需要具备较强的时间观念,在各个环节上尽量化繁为简,使文件步骤简捷,管理科学,操作手续方便,最大限度地提升文件管理效率。送阅文件时,假如领导外出不在办公室时, 文书职员要依据文件承办轻重缓急状况,一方面将文件精神电话告知分管领导,一方面将文件超前性地复印给承办部门,提前承办,以不耽误工作;假如领导忙于其他事情忘记批阅文件时, 文书职员要当令委婉地予以提醒。

对需要催办事情的文件,文书职员转办后,要跟踪文件的落实状况,可使用灵活多样的形式,主动联系他们,不可以将领导批示的文件送达具体承办部门就万事大吉、不管不问了,而要按期对所办的文件进行核查,跟踪督查落实状况,杜绝文件压误或漏办,确保承办部门在需要时限内落实承办事情。催办可采取发催办单或打电话询问等形式进行,对紧急要紧文件,可专人专件跟踪催办,切实做到每件事有结果、件件有回音。文件办理完结,应准时注明落实单位、落实时间和落实结果,并将办理状况进行整理后,反馈批示领导和分管领导阅知。要紧文件,视具体状况,应随时反馈。因此文书职员必须要增强时间观念、效率观念和程序观念,一旦超越时限就可能错过机会,贻误工作,导致损失。[论文格式]

4、严细认真,善始善终地做好文件存放和归档工作

公文办完后,文书职员要把这部分文件有序地存放,也可把一些要紧的文件归类存放,譬如涉及本单位改制的、单位名字更换的与领导职务任免的可以单独存放,如此查找起来便捷;还有一些以后要归档而且借助率较高的文件,也可复印多份或扫描成电子版存放于电脑里,以备查取。年终依据文书立卷、归档的有关规定,准时分类整理,按期向档案部门移交。归档工作是文书处置的最后环节。文书职员要站在对历史负责的高度,认真做好每份文件的归档工作。

5、严守保密规范,认真做好文件的安全保密工作

在机关公文运行中, 常常涉及到一些秘密事情的内容,文书职员要严格根据《中华人民共和国保密法》的需要,积极做好涉密文件的各个环节工作。严格根据文件自己的保密需要和阅知范围办事,在运行和处置中妥善保管。文书职员是涉密文件的直接接触者,需要结实树立保密观念,时刻注意并常常检查自己的言行,办理好、保护好自己每一份涉密文件,确保安全保密。

总之,提升公文处置水平,需要在实践中不断地探索,要多概要、多训练,做到腿勤、手勤、脑勤,要有强烈的责任感和事业心,任何一点随意性,任何一点主观臆断,任何一点粗枝大叶,都可能会导致失误,甚至会给企业导致重大损失。公文处置水平的高低既是对文书职员素质和能力的一种考验,又是对公文处置精益求精的具体体现,只有公文处置水平提升了,才能真的达到“以文辅政”有哪些用途。[论文网]

 
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